Compartir carpetas de correo
Puedes compartir cualquiera de tus carpetas de correo, incluida la carpeta Bandeja de entrada, con usuarios internos y externos. No puedes compartir la Papelera ni la carpeta Spam. Los usuarios con quienes compartes pueden ver el contenido de la carpeta, pero la información no se guarda en sus buzones de correo.
Los usuarios que tienen asignado el rol de controladores tienen permiso completo para ver y editar el contenido de la carpeta de correo compartida, crear subcarpetas nuevas, enviar correo en tu nombre y eliminar mensajes de correo electrónico.
Los usuarios con el rol de administrador tienen permiso completo para ver, modificar el contenido de la carpeta de correo, crear subcarpetas nuevas, enviar correo en tu nombre, eliminar mensajes y compartir tu carpeta de correo con otros usuarios.
En tu buzón de correo se guardan copias de los mensajes que el usuario envía en tu nombre y, si el usuario elimina algún mensaje de tu buzón o lo marca como spam, el mensaje se mueve a la Papelera o a la carpeta Spam.
Si el usuario tiene acceso a más de una de tus carpetas, el usuario puede
• Mover el contenido de una carpeta a otra en el buzón.
• Copiar un mensaje de correo de tus carpetas a sus carpetas de correo. Tu carpeta también conserva una copia.
• Crear carpetas dentro de la carpeta de correo compartida. La carpeta nueva aparece en tu buzón de correo.
Ejemplos de cuándo compartir una carpeta
• Tu departamento de ventas desea un buzón central para todos los correos electrónicos que solicitan información sobre un producto, y todos los integrantes del departamento deben poder ver los mensajes a medida que se reciben. Puedes otorgar a todos los miembros del departamento un permiso para ver la carpeta de correo y para que luego cada uno pueda copiar los mensajes a sus respectivos buzones. También puedes otorgarles permiso para administrar la carpeta de correo y responder utilizando esa dirección.
• Un gerente suele estar fuera de la oficina y no tiene tiempo para responder a los mensajes de correo, por lo que le otorga tales permisos a su asistente. El asistente puede responder el correo en nombre del administrador, crear carpetas para organizar los mensajes y eliminarlos.
• En lugar de enviar mensajes a decenas de direcciones cada vez que quieres anunciar algo, puedes identificar una de tus carpetas como una carpeta de acceso público y añadir ahí todos los mensajes relevantes. Puedes asignar acceso compartido únicamente a direcciones de correo específicas y establecer una contraseña que será necesaria para ver el contenido. O bien, puedes crear una dirección URL y cualquier persona que la conozca podrá ver el contenido.